Política de privacidad
Última actualización:
Esta política describe cómo aggendarme trata los datos personales, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas colombianas de protección de datos personales.
1. Responsable del tratamiento
- Nombre: Julieth Perdomo Lopez
- NIT: 1010124306-9
- Marca / producto: aggendarme, un producto de Julieth Perdomo Lopez
- Dirección: CR 3 #1A-169 BRR San Vicente, Cartago, Valle del Cauca, Colombia
- Correo: legal@aggendarme.com
2. Datos que recolectamos
aggendarme trata datos de tres tipos de usuarios, cada uno con un rol distinto:
El Negocio (cliente de aggendarme)
La clínica, consultorio, spa, salón u otro negocio que contrata el servicio. Recolectamos el nombre del negocio y de su representante, correo electrónico, teléfono, dirección y los datos necesarios para la facturación y el cobro del servicio.
Las Personas del Negocio
Empleados, doctores y demás profesionales, recepcionistas y administradores que usan el panel de gestión. Recolectamos su nombre, correo electrónico, rol dentro del negocio y credenciales de acceso (la contraseña se almacena cifrada), así como la agenda y los horarios que el negocio les asigna.
Los Usuarios Finales
Clientes o pacientes que reservan citas a través de la plataforma del negocio. Recolectamos su nombre, teléfono y la información de la cita (fecha, hora, servicio y profesional). Estos datos los recolecta cada negocio a través de la plataforma. Frente a ellos, el negocio es el responsable del tratamiento y aggendarme actúa únicamente como encargado del tratamiento, procesándolos por cuenta y siguiendo las instrucciones del negocio.
El Negocio que contrata aggendarme actúa como Responsable del tratamiento de los datos de sus propios clientes y es quien debe obtener el consentimiento informado de estos.
Cuando el usuario final escribe al WhatsApp del negocio, también tratamos los mensajes de esa conversación. Si el negocio activó el asistente con inteligencia artificial, esos mensajes, junto con la información del negocio (servicios, precios, horarios y dirección) y, cuando el usuario pregunta por ellas, los datos de sus próximas citas, se envían a OpenRouter para generar la respuesta (ver sección 5).
De navegación
Registros técnicos mínimos, como la dirección IP de forma anonimizada, para seguridad y funcionamiento del servicio. Cuando una Persona del Negocio inicia sesión desde un dispositivo nuevo, le enviamos a su propio correo la fecha, el navegador y la dirección IP de ese ingreso, para que pueda reconocerlo o proteger su cuenta. No usamos herramientas de analítica ni rastreadores de terceros.
3. Finalidades del tratamiento
- Prestar el servicio de agendamiento de citas y sus funciones asociadas.
- Enviar confirmaciones y recordatorios de citas por WhatsApp o correo electrónico.
- Responder automáticamente, mediante un asistente con inteligencia artificial que el negocio puede contratar, las preguntas que sus clientes envían por WhatsApp.
- Gestionar la cuenta, la facturación y el cobro de los negocios clientes.
- Brindar soporte y atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos.
- Garantizar la seguridad de la plataforma y prevenir usos indebidos, incluido avisar por correo cuando alguien inicia sesión en una cuenta desde un dispositivo nuevo.
- Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
4. Retención de los datos
Conservamos los datos personales mientras exista la relación con el negocio cliente. Cuando el negocio deja de usar aggendarme (cancela su suscripción o esta vence sin pago), guardamos toda su información durante seis (6) meses por si decide volver, y le avisamos por correo la fecha de borrado al comenzar ese plazo, un mes antes y una semana antes. Si el negocio retoma el servicio dentro de ese plazo, su información queda tal como la dejó.
Vencidos los seis (6) meses, borramos de forma definitiva y automática todos los datos del negocio: citas, clientes o pacientes, profesionales, servicios, horarios, mensajes y conexión de WhatsApp, usuarios, suscripción y pagos. El negocio puede pedir antes una copia de sus datos o su borrado anticipado. El detalle está en eliminación de datos.
5. Terceros con quienes compartimos datos
Railway (infraestructura de servidores)
Railway Corporation, con sede en San Francisco, EE.UU., provee la infraestructura donde corren los servidores de aggendarme. Railway actúa como encargado del procesamiento de datos conforme a su Data Processing Addendum (DPA), disponible en railway.com/legal/dpa. Los datos almacenados incluyen la información de citas, usuarios y negocios que aggendarme gestiona. Railway implementa controles técnicos y organizativos estándar de la industria para prevenir el acceso no autorizado. Más información en railway.com/legal/privacy.
WhatsApp Business API (Meta Platforms, Inc.)
aggendarme usa la WhatsApp Cloud API de Meta Platforms, Inc. para enviar confirmaciones y recordatorios de citas. Los mensajes se procesan en los servidores de Meta, que los retiene por un máximo de 30 días para operar el servicio (por ejemplo, reintentos de envío), tras lo cual son eliminados. Los identificadores de teléfono usados como origen o destino de los mensajes se eliminan dentro de los 30 días posteriores al último estado del mensaje (enviado, entregado, leído). Según Meta, la Cloud API no utiliza automáticamente los mensajes de WhatsApp Business para definir la publicidad que ven las personas. Más información en la documentación de privacidad y seguridad de la Cloud API y en las Condiciones de la API de la nube de WhatsApp Business.
OpenRouter, Inc. (asistente con inteligencia artificial)
Solo para los negocios que contratan el asistente con IA de WhatsApp. aggendarme usa OpenRouter, con sede en EE.UU., para generar las respuestas con modelos de lenguaje abiertos (por ejemplo, gpt-oss), ejecutados por proveedores independientes. OpenRouter recibe los mensajes de la conversación y la información del negocio necesaria para responder, y los envía a un proveedor de inferencia que ejecuta el modelo. aggendarme exige en cada solicitud que ese proveedor tenga una política de retención cero: no guarda los mensajes ni los usa para entrenar modelos. OpenRouter actúa como encargado del tratamiento y no guarda el contenido de las conversaciones. Cuando el asistente no puede responder, la conversación pasa a una persona del negocio. Más información en los términos de OpenRouter y en su política de privacidad.
Resend, Inc. (envío de correos)
aggendarme usa Resend, con sede en EE.UU., para enviar los correos automáticos de la plataforma a las Personas del Negocio: el enlace para restablecer la contraseña, el aviso de inicio de sesión desde un dispositivo nuevo y los avisos de borrado de datos de un negocio inactivo. Resend recibe la dirección de correo del destinatario y el contenido del mensaje, y actúa como encargado del tratamiento conforme a su Data Processing Addendum. Más información en resend.com/legal/privacy-policy.
Wompi S.A.S (Grupo Bancolombia)
Pasarela de pagos utilizada para procesar los cobros del servicio de aggendarme a los negocios clientes. Al momento del pago, Wompi recibe: nombre del pagador, correo electrónico, monto y datos del instrumento de pago (tarjeta, PSE, Nequi, etc.). Wompi actúa como entidad adquirente y Proveedor de Servicios de Pago regulado en Colombia por la Superintendencia Financiera. aggendarme no almacena datos de tarjetas ni instrumentos de pago: estos son manejados exclusivamente por Wompi. Más información en wompi.co.
Autoridades competentes
Cuando lo exija la ley o una orden judicial o administrativa.
No vendemos ni cedemos datos personales a terceros con fines comerciales. La ubicación de los servidores de cada proveedor se detalla en la sección 9.
6. Derechos de los titulares (habeas data)
Como titular de los datos, usted tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando proceda.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (sic.gov.co).
Las consultas se responderán en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si usted es cliente o paciente de un negocio que usa aggendarme, puede dirigir su solicitud directamente al negocio o a nosotros, y la trasladaremos al responsable.
7. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos, incluyendo cifrado en tránsito mediante HTTPS/TLS, control de acceso por roles y autenticación de usuarios.
8. Menores de edad
aggendarme está dirigido a negocios. Cuando un negocio agende citas para menores de edad, es responsabilidad del negocio contar con la autorización de sus representantes legales y respetar el interés superior del menor, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
9. Transferencia internacional de datos
aggendarme utiliza proveedores cuyos servidores pueden estar ubicados fuera de Colombia. A continuación, el detalle por proveedor:
| Proveedor | País de servidores | Mecanismo de transferencia |
|---|---|---|
| Railway (infraestructura) | Estados Unidos | DPA con cláusulas contractuales estándar (railway.com/legal/dpa) |
| Meta / WhatsApp Cloud API | Estados Unidos (data centers de Meta) | Meta está certificada bajo el EU-US Data Privacy Framework; aplica cláusulas contractuales estándar para transferencias internacionales |
| OpenRouter y sus proveedores de inferencia (asistente con IA, solo si el negocio lo activa) | Estados Unidos y otros países donde operan los proveedores de inferencia | Términos y política de privacidad de OpenRouter como encargado del tratamiento; solo proveedores que no guardan los mensajes ni los usan para entrenar (retención cero) |
| Resend (correo electrónico) | Estados Unidos | Data Processing Addendum de Resend con cláusulas contractuales estándar (resend.com/legal/dpa) |
| Wompi (pagos) | Colombia | No aplica transferencia internacional: opera exclusivamente en Colombia |
Al usar aggendarme o reservar una cita a través de un negocio que lo usa, el usuario autoriza expresamente esta transferencia internacional. aggendarme exige a estos proveedores estándares de seguridad equivalentes a los requeridos por la legislación colombiana (Ley 1581 de 2012).
10. Contacto
Para ejercer sus derechos o resolver dudas sobre esta política, escríbanos a legal@aggendarme.com.